仕事の効率化を考える!時間内で仕事を終わらせるには!

仕事考え方

私は介護支援専門員(以下:ケアマネ)として毎日ご利用者のご自宅へ訪問したりサービスの調整や事務作業を行っています。ケアマネ業務って結構やる事てんこ盛りなんです!

カイゾウ
カイゾウ

この記事では仕事を効率的に行うにはどうしたら良いかを書いていきます!

ご利用者のご自宅へ訪問する為の調整から実際に訪問しての面談、経過記録・ケアプラン作成・担当者会議の議事録・介護請求業務等々全部書き出すとそれだけで記事が終わってしまいそうなので割愛しますが、とにかく多い。

しかし、会社からは残業を極力減らすように言われます。最近「働き方改革」という言葉が流行っている事もあり、会社もとにかくダラダラと仕事をしないように以前よりも厳しくなっています。

私も一事業所の管理を任されている身という事もあり、どうしたら効率よく業務を進める事が出来るか考えてみました。

もちろん私が一人で考え出した訳ではなく、自分の業務を振り返りながら書籍やYouTubeなど勉強になるものを取り入れました。

それでは仕事の効率化について、書いていきます。

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仕事って何だろう?

まず、本題に入る前に「仕事」について書きます。

仕事とは誰かに価値を届けるための活動。機械には出来ない活動。

どんな仕事でも、誰かに価値を届ける為に行うもので人が行う必要があるものだと考えます。

私の仕事のケアマネもそうですが、飲食業でも不動産業でも接客業でもどれも人の役に立つ素晴らしい仕事です。

では仕事をするってどういう事か考えた事がありますか?

私もこれまであまり考えた事がありませんでした。

そこで私が毎日見て勉強させて頂いているYouTubeで、とある会社の社長さんがおっしゃっていたのが以下の内容です。

  • 仕事をする≠その仕事の行為をすることではない。
  • 仕事をする=仕事を終える事。仕事を達成する事。

どういう事かと言うと、仕事をするというのはその仕事を終わらせて始めて仕事になる。

仕事をするという行為をする事で「仕事をしている」と思うのは勘違いだよという事です。

仕事は終わるまでは意味がないというと極論ですが、終わらせてこそ始めて仕事と呼べるのです。

仕事を効率的に行うには?

仕事は終わらせて始めて仕事になると書きましたが、それならどうやったら莫大な量の仕事を毎日終わらせる事が出来るのでしょうか。

それは仕事に取り掛かる前に、その仕事を細分化する事です。

達成する仕事をバラバラに見直して組みなおしていく作業と言っても良いかも知れません。

  1. 目的とゴールの確認
  2. ゴールを達成する為に必要な項目をリストアップ
  3. 見積もり
  4. 優先順位の確定 (例:ポストイットで一列に並べる等)

まずは1.仕事のゴールを明確にする事。

ケアマネという仕事であれば、その日1日誰に対してどのような調整を行うか、どこまで行えば調整が一段落するか等を初めに決めてしまいます。

次に2.ゴールを達成するには、何が必要かを考える。

私の仕事を例にすると、ある利用者の調整が必要となった場合、「どこの事業所に連絡し、〇〇までに調整を行うことで、〇〇までにはその利用者がサービスを利用できる」を初めに考えます。

次に3.仕事にどれくらいの時間が掛かるかを見積もります。

経験のある仕事であれば、頭で大体の時間がわかりますが、これまで経験した事ない仕事を行うのであれば、少し行動した後に頭で考えて見積もりを立てます。

見積もりを立てた結果、4.何から始めどのように進める事が最速かを順位付けます。

ポストイットに書き出して並べてみたり、ITに強い方ならスプレッドシート(Google社が提供しているオンライン表計算ソフト)などを活用してみても良いかも知れません。

初めは、仕事を細分化する作業が面倒に感じるかもしれません。

しかし、面倒でも仕事を細分化する事を癖づけることで後々の仕事の効率化が全く異なるものになります。

生産性を見直すって何?

ここまでは仕事の効率について書きました。

では、いくら効率化しても仕事量が増えればどんなに効率化しても仕事に追われる日々になってしまいます。

次から次に仕事がくれば、どんなに効率的に仕事しても終わらないよ!

そうなんです。仕事が次から次に舞いこめば一向に仕事は終わりません。

ではどうするか。答えは楽をする方法を考える事です。

楽が出来るならとっくにやってますよ。出来ないから困るし、そもそも仕事で楽しようっておかしくないですか?!

いえいえ、楽をするというのはダラダラするとか適当にやるという事ではなく「本当にそれをやる事が必要なのか?」を考えるという事です。

やらなくて良い事は極力やらない。会議や議事録作成、書類作成などなどやらなくても良い事があるなら極力やらないという事です。

ただ、私のいる介護業界は「書類の業界」と言っても過言ではない程に準備しておかなければならない書類が山ほどあります。

他にもそのような業界はあるかと思います。その場合でも、職場内だけの不要な書類や会議体など、極力削減する事は出来ると思います。

例えば、綺麗に資料を作る必要はありますか?

誤字脱字があろうとも、内容が伝われば法的書類でなければ問題ありません。

時間を掛けて100点の仕事をしなくとも、素早く80点の仕事が出来るならそちらを優先するのが好ましいと考えます。

このように「何をやって、何をやらないか」を選択し、無駄を極力減らすことが生産性を上げて効率化を目指す第一歩です。

まとめ

限られた時間で効率的かつ生産的に仕事を行う。

これからは今まで以上にそんな仕事の仕方が求められる時代になります。

仕事ばかりで、自分の時間がない人生なんて辛いですよね。

効率よく仕事を行って、残った時間で自分の好きな事にあてる。

遊びに行くも良し!勉強するも良し!副業するも良し!

自分が豊かに生きるためにも、人に価値を届けられる仕事を効率的に行って時間を有効的に使いたいと考える方に少しでも参考になればとこの記事を書きました。

効率的に仕事をするコツ
  1. 目的とゴールの確認
  2. 業務の分解
  3. 時間の見積もり
  4. 優先順位の確定、行動
生産的に仕事をするコツ
  1. 時間単価を高くする
  2. 楽に仕事をする流れや仕組みを考える
  3. 重要度の低い仕事に時間を掛けない
カイゾウ
カイゾウ

最後まで読んで頂きありがとうございました。ではまた~!

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